Å skape en robust, effektiv og verdiøkende økonomiavdeling krever høy kompetanse rundt økonomi og regelverk, men også kompetanse innen forretning, ledelse, organisering, innkjøp og teknologi. Undersøkelser av økonomiavdelinger viser at det er store variasjoner mellom deres evne til å skape merverdi for virksomheten og kostnader i enheten. Vi har laget en steg for steg guide som tar for seg ulike aspekter CFO-er og økonomisjefer bør ta stilling til i arbeidet med å bygge en best mulig økonomiavdeling gitt selskapets behov og ressurser.
Hva skal økonomiavdelingen tilføre virksomheten? Hva er budsjettet for avdelingen? Hva er den langsiktige planen for vekst, utvikling og analysearbeid? Svarene legger premissene for alle de påfølgende vurderingene.
Dette omhandler både systemer og kompetanse. Kravene til både dybde og bredde kompetanse er langt mer fremtredende nå enn tidligere, hvorpå spesielt spesifikk IT-kompetanse utgjør en stor forskjell i mange økonomiavdelinger. Hvilke kompetanse og erfaringer må økonomiavdelingen inneha internt? Hvilke tjenester kan evt. settes ut for å sikre ekspertisen eller kapasitet? Hvordan skal dere redusere risiko ved sykdom og oppsigelser?
Stillingsomfanget i økonomiavdelinger er langt større enn tidligere avhengig av størrelse og formål. Dette kan spenne seg fra regnskaps- og lønnsmedarbeidere, spesialister innen skatt til controllere, M&A spesialister, business analysts, data scientists, analytics spesialister med mer. Sentrale spørsmål å stille er; a) Har vi kompetansen til å utforme rollene i avdelingen for best mulig å kunne realisere avdelingens og virksomhetens mål? b) Vil det være samsvar mellom den ønskede kandidatens forventning og det vi kan tilby av oppgaver, lønn, systemer og ressurser? c) Har vi kapasitet og kompetanse til å få de gode kandidatene interessert i stillingen/e? d) Har vi testverktøy og kompetansen til å sikre riktigst mulig utvelgelse av BÅDE personlighet og faglig egnethet (fagkompetanse og relevant IT-teknisk kompetanse) i en rekrutteringsprosess?
Sikre at de ansatte har en progresjon i deres faglige utvikling og har passe variasjon og utfordringer i sitt arbeid. På den ene siden handler dette om organisering og ledelse, men også bruk av IT for å fjerne repetative oppgaver som maskiner kan gjøre både raskere og mer effektivt. Hvordan kan de ansatte bidra til å skape mest mulig verdi for virksomheten? Det omhandler både å effektivisere arbeid gjennom å redefinere prosesser, sikre riktige systemer for dere og automatisering for å frigjøre tid til å tilføre virksomheten reell verdi.
Som en del av den faglige utviklingen må IT-kompetanse være en del av de ansattes utviklingsplan. Dette vil mest sannsynlig være å bli dyktigere på funksjonaliteten i ERP systemet, kunne bidra i analysearbeid gjennom å hente ut, systematisere, visualisere og analysere data og / eller automatisere prosesser. Sistnenvte vil ofte kreve kompetanse innen SQL, Excel, Power-BI, Qlik, Tableau, Python, R med mer. For å kunne bidra innen effektivisering kan kompetanse innen RPA (Robotics Process Automation) være gunstig, eks. bruk av Power-Automate, Blue Prism eller UIPath.
Anskaff og implementer et ERP system. Skysystemer for både større og mindre virksomheter kan i dag gi sanntidsdata over organisasjonens økonomiske situasjon, samt bidra godt til planlegging. Bruk dog tid på anskaffelsen av økonomisystemet. Her er det mye å velge i og alle systemer har fordeler og ulemper. Hvilke funksjoner må systemet ha? Hva er fint å inkludere, men mindre kritisk eller mulig å få? Kan dere benytte et standard skysystem som dekker de fleste behovene? Anskaffelse av sistnevnte er en klar trend. Består virksomheten av flere selskaper bør dere se etter systemer som automatisk aggregerer data på tvers av geografi, avdelinger og land. Tilbyr systemet gode og åpne API-er som gjør integrasjon enkelt. Hvor godt vil systemet kunne dekke behovene deres i fremtiden? Skalererer systemet med vekst? Hva er den totale prisen på implementering og opplæring? Hvilke muligheter har dere for å gjøre et fremtidig skifte av ERP system? Hvilke elementer utgjør evt. månedlig kostnad ved bruk av systemet? Hvor lagres dataene? Er sikkerheten i systemet ivaretatt så dere kan være helt trygge på at dere ikke mister data, at data kommer på avveie eller at systemet får uønsket nedetid?
En økonomiplan kan være et formelt dokument som beskriver de langsiktige målene og strategiene for økonomiavdelingen som er knyttet opp mot virksomhetens strategier. Ha også et system for de kortsiktige målene og planene for å oppnå dem. Hvilke mål er viktigst for økonomiavdelingen å oppnå? Hva er de viktigste oppgavene økonomiavdelingen skal utføre for å nå målene på kortere og lengre sikt?
Oppretthold regelmessig rapportering og budsjettkontroll. Her er trenden å legge til rette for self-service løsninger gjennom ERP systemet og når dette ikke gir nødvendig innsikt, bruk verktøy som eksempelvis Power-BI. Dermed slipper driften og øvrig ledelse å vente på at en rapport skal leveres eller at en analyse skal gjøres. Mye kan de gjøre selv gjennom verktøyene som i dag finnes. Så snart dataene er inne i systemet kan driften og ledelsen selv hente ut tallene de trenger.
Sikre at de ansatte i avdelingen forstår virksomhetens prosesser og forretning så økonomiavdelingen ikke kun blir en utførende part, men en part som kan bidra til effektivisering, innsikt og forbedring. Dette vil kreve at ansatte i økonomiavdelingen får tid til å sette seg inn i øvrige forretningsområder og hvordan de utøves i virksomheten.
Oppretthold kommunikasjon med andre avdelinger og eksterne parter. Økonomiavdelingen bør samarbeide med andre avdelinger for å sikre at de har de ressursene de trenger for å utføre sine oppgaver, samt å håndtere eventuelle spørsmål eller bekymringer de kan ha.
Få økonomiavdelinger har kompetansen til å besvare alle spørsmålene ovenfor eller ressursene til å realisere alle målene. Vi kan hjelpe deg med mye av dette.
Glasspaper har som mål å være økonomiavdelingens førstevalg ved behov for ekstern bistand innen våre fagfelt. Dette omhandler alt ifra å bistå med å definere roller og kompetansebehov i en økonomiavdeling til å bistå med kompetanseutvikling innen IT og ledelse, rekruttering, bemanning, systemanskaffelser, integrasjoner, automatisering, outsourcing av regnskap og lønn, skatterådgivning med mer.
