PRINCE2 kan brukes på alle prosjekter hvor temaene og prosessene beskriver hva som skal gjøres, mens prinsippene beskriver tankegangen bak dette.
PRINCE2 beskriver 7 prinsipper som vi alltid må følge og disse beskrives som:
De 7 prinsippene griper mere eller mindre inn i alle 7 temaer og 7 prosesser, og sammen utgjør disse PRINCE2. Det er ingen rekkefølge, eller innbyrdes prioritering mellom prinsippene. De er rett og slett det tankesettet vi skal ha når vi leverer et PRINCE2 prosjekt.
Med dette prinsippet vil PRINCE2 sørge for at det finnes en forsvarlig grunn til å starte et prosjekt og at denne grunnen er dokumentert i en eller annen form og godkjent av noen med myndighet.
Dessuten må vi sjekke at begrunnelse holder seg i hele prosjektets levetid.
Det er prosjektstyret som har det overordnede ansvaret for at vi avslutter prosjekter som ikke lenger levedyktige, men alle i prosjektet har et ansvar for å følge opp dette underveis i prosjektet, og spesielt om det dukker opp noe, eller at det er fare for at det kan dukke opp noe, som vil påvirke prosjektet i stor grad.
Når vi starter et prosjekt er det viktig å søke opp erfaringer fra andre om tilsvarende prosjekter, og når vi avsluttet prosjektet er det like viktig at vi dokumenterer våre erfaringer, slik at andre kan lære fra oss. Det er alles ansvar både å søke opp, og videreføre erfaring.
Fordi det er mennesker involvert i prosjektene er det viktig at vi lager kjøreregler for hvem som skal gjøre hva, og hvilke ansvar som følger med oppgaven.
Et prosjekt er tverrfunksjonelt så personer fra flere fagområder er med, men det ikke sikkert at alle har det samme målet med prosjektet så derfor er det viktig at prosjektet utpeker de ansvarlige for de forskjellige oppgavene og dess mere man får avklart i starten av prosjektet, dess mindre diskusjoner blir det underveis.
Det er av flere årsaker vanlig å dele et prosjekt inn faser, og noen av disse kan være:
I PRINCE2 har vi en initieringsfase for å rigge prosjektet, og minst en ledelsesfase for å lage produktet
PRINCE2 bygger på at vi delegerer myndighet. Prosjektstyret delegerer ansvaret for hver fase til Prosjektlederen, som igjen delegerer ansvaret for å utføre arbeidspakkene til teamlederne.
Når det delegeres ansvar settes det også toleranser, og om i disse brytes så må det umiddelbart sendes en beskjed opp til de som ga oss toleransene, slik at de kan bestemme hva vi gjør videre.
Denne måten å jobbe på gir svært effektiv bruk av tiden til dem som delegere, samtidig som de har kontroll.
Vi fokuserer på hva vi skal lage før vi fokuserer på aktivitetene som skal til for å produsere dem. Og til enhver produktbeskrivelse lages det kriterier, som produktet da sjekkes mot før det godkjennes.
Siden PRINCE2 er en prosjektledelsesmetode som passer til alle typer prosjektet så er det viktig at vi tilpasser metoden etter den måten vi jobber på. Det er stor forskjell på formalitetene i små og store prosjekter, eller i prosjekter med bare interne ressurser kontra prosjekter som involverer mange eksterne leverandører. Vi må aldri komme dit at vi bruker mere tid på PRINCE2 metodikken enn på det å lage produktene.
Og da har vi vært gjennom de 7 prinsippene, og hvis dere nå tenker tilbake på prosjekter dere har hørt om som har feilet – så kan dere med stor sannsynligvis finne ut at de brøt med ett, eller flere av disse prinsippene.
