Godt nytt år - med tom innboks og tilbakelent kontroll!

I denne artikkelen skrevet av vår instruktør Øivind Hansen, får du innblikk i hvordan du kan starte nyåret med en ryddigere mailboks, senkede skuldre og en ny tenkemåte. Øivind er instruktør på MS Outlook og MS OneNote, og har lang fartstid i Glasspaper med denne type kurs. Han liker å motivere, engasjere og endre tenkemåten til sine deltakere, slik at de får ting gjort på en bedre og mer effektiv måte.

Renner innboksen over?

Har antall uleste mailer hopet seg opp i 2018, eller hører du til dem som aldri har en eneste ulest e-post liggende i innboksen?  Uansett hvor «flink» du er til å lese e-post, er sannsynligheten stor for at du mister oversikt, hvis innboks-mappen din får lov til å vokse i det uendelige.  Det vil skape unødvendig stress og ineffektivitet i hverdagen.

De to viktigste motivasjonsfaktorene for å få kontroll over innboksen er å unngå bekymring for at gjøremål glipper, og at man slipper å håndtere gjøremål flere ganger. Med relativt enkle grep i MS Outlook, og samtidig endre handlingsmønsteret ditt noe, så kan gevinsten bli stor.  Kanskje du vil oppleve mindre stress, og samtidig gleden av å bli effektiv med «tilbakelent kontroll».

Vokt deg for «Innboks-fellen»

En uheldig situasjon for mange, er at man i realiteten bruker innboksen til flere ting:

• En postkasse for «nye ting», som man skal ta stilling til om man må gjøre noe med.
• Et arbeidsrom, hvor man navigerer opp og ned, og åpner/lukker mail utallige ganger for å gjenoppfriske, prioritere, respondere og løse oppgaver etter beste evne.  
• Et arkiv, for ting som er ferdig behandlet.

Kjenner du deg igjen i denne beskrivelsen?  Da har du sannsynligvis også svært mange mailer i innboksen, hvor det er vanskelig å få oversikt.  Kanskje det er på tide å gjøre noen grep, og ta tilbake kontrollen?

Hvordan få en ryddigere innboks?

1. Vår anbefaling er at du først rydder opp i innboksen, slik at det blir lettere å praktisere «tom innboks-metoden». Prinsipielt så kan du betrakte hver enkelt e-post i innboksen din som et gjøremål, som i de fleste tilfeller kan løses ved at du arkiverer eller sletter den:

1. • Velger du  å arkivere, så tar du vare på e-posten for å kunne søke på den senere.  Da har du vurdert den som arkivverdig.  Det er ikke så viktig hvor du arkiverer e-posten, men i innboksen bør den i hvert fall ikke ligge! Det vil bare resultere i et utydelig skille mellom uløste og løste oppgaver. Opprett heller en mappe som du kaller for «Behandlet» eller «Arkiv», og flytt e-postene dit.  Du skal med andre ord ikke fordele hundrevis av e-poster i «riktige» mapper – og du behøver ikke bekymre deg for å miste viktige mailer. Du finner uansett tilbake til e-postene ved hjelp av søkefunksjonen.

   • Velger du i stedet å slette, så havner e-postene i søppelkassen. Dette er ting som du vurder som uviktig, og som du ikke trenger å ta vare på.

2. Det som er igjen i innboksen etter arkivering og sletting, er ting som krever handling.  Det vil stjele din arbeidstid og fokus, så nå blir det viktig å kunne prioritere riktig og ha kontroll på tiden. Endrer du ikke handlingsmønsteret ditt, så vil dessuten innboksen raskt fylles opp igjen. Det vil derfor være hensiktsmessig å ta i bruk nyttige verktøy, som vil hjelpe deg å få kontroll og oversikt over dine gjøremål:

• • Flagging av e-post for oppfølging senere
  • Konvertere e-post til oppgaver og kalenderoppføringer
  • Skifte fokus til kalender, «oppgave pool» og «smarte» gjøremålslister
  • Aktivere diskusjonsvisning, for gruppering av e-post som hører sammen
  • Etablere regler, for automatisk sortering av e-post (nyhetsbrev, kopipost, «viktig» e-post mm.)
  • Ta i bruk «smarte knapper» for effektiv innbokskontroll (hurtigtrinn)

Ønsker du å vite mer?

Meld deg på vårt kurs i Achieve More med MS Outlook eller velg et av våre spennende Outlook webinarer.